Era digital saat ini menuntut kampus-kampus untuk meninggalkan lorong waktu birokrasi yang lamban dan tidak efisien. Salah satu keluhan klasik yang kembali mencuat adalah prooses validasi pembayaran administrasi yang memakan waktu hingga 2×24 jam atau lebih merupakan contoh nyata dari ketidak efisienan ini. Universitas yang mengklaim memiliki sistem “Smart Campus” dan kurikulum berbasis teknologi harus memastikan bahwa sistem mereka tidak memperlambat mobilitas akademik mahasiswa.
Dampak Nyata Ketidakefisienan Sistem Persoalan validasi ini bukan sekadar perkara menunggu perubahan warna angka di layar monitor, melainkan tentang kerugian nyata yang secara sistematis merugikan mahasiswa. Ketidaksiapan sistem sering kali mengakibatkan keterlambatan pencetakan kartu ujian, mahasiswa yang telah menunaikan kewajiban finansialnya justru tersandera karena status administratif yang masih “menggantung”. Kondisi ini memaksa mahasiswa menguras waktu dan energi untuk melakukan validasi manual ke bagian keuangan, sebuah proses repetitif yang merampas waktu berharga mereka untuk belajar. Lebih jauh lagi, ketidakpastian administratif ini menciptakan tekanan psikologis dan profesional yang hebat, menambah beban pikiran mahasiswa di tengah fase krusial seperti pekan ujian.
Salah satu mahasiswa yang enggan disebutkan namanya mengeluhkan betapa tidak efisiennya sistemi ini “Sangat menyusahkan, apalagi saya juga kuliah sambil kerja dan tidak bisa izin sesuka hati dari kantor. Akhirnya, saya harus bolak-balik urus validasi manual ke kampus, dan ujung-ujungnya saya harus lembur kerja untuk mengejar ketertinggalan waktu. Sistem ini benar-benar tidak berpihak pada mahasiswa pekerja,” ujarnya dengan nada kecewa.
Solusi Digitalisasi yang Terintegrasi Untuk mengakhiri keruwetan ini, kampus harus berani memangkas birokrasi usang melalui transformasi teknologi yang fundamental. Langkah pertama adalah penerapan integrasi Host-to-Host (H2H) secara total, di mana sistem pembayaran perbankan langsung terhubung dengan database akademik untuk memastikan sinkronisasi data terjadi secara seketika. Sejalan dengan itu, kampus perlu menerapkan fitur Auto-Unlock kartu ujian, sehingga hak mahasiswa untuk mencetak kartu terbuka otomatis pasca-transaksi tanpa perlu intervensi admin lagi. Terakhir, seluruh perbaikan teknis tersebut harus didukung oleh layanan pengaduan satu pintu (helpdesk) yang responsif dan siaga 24 jam, terutama pada masa-masa kritis, guna memastikan tidak ada mahasiswa yang dirugikan oleh kendala teknis sistem.
Sudah saatnya Universitas berhenti bersembunyi di balik istilah “Smart Campus” jika birokrasinya masih bekerja dengan kecepatan siput. Digitalisasi bukan soal memindahkan tumpukan kertas ke layar komputer, melainkan soal mengubah pola pikir untuk melayani mahasiswa dengan lebih cepat dan tepat.
Penulis: Rakanita Fitri Andhini
Penyunting: Dewi Syarifah
